Qua hai phần trước của bài viết chúng ta đã cùng tìm hiểu những lợi ích khi có một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt và 4 công cụ hỗ trợ việc quản lý đơn giản, dễ dàng, hiệu quả hơn. Trong phần cuối cùng này của loạt bài viết 8 công cụ quản lý hàng tồn kho hạn chế thất thoát hãy cùng tham khảo 4 công cụ cũng độc đáo không kém khác.

3. 8 công cụ quản lý hàng tồn kho (tiếp theo)

3.5. Kiểm tra thường xuyên

Kiểm tra thường xuyên là việc rất quan trọng. Trong hầu hết các trường hợp bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho để nhận được báo cáo chính xác còn bao nhiêu sản phẩm. Tuy nhiên, điều cốt yếu là bạn phải biết thực tế có đúng như vậy hay không, phần mềm cũng có thể sai sót hoặc bị lợi dụng. Một số phương pháp kiểm tra dưới đây bạn nên tham khảo.

Kiểm kê thực tế

Kiểm kê thực tế là là một hoạt động tổng kết tất cả hàng hóa trong kho cùng một lúc. Nhiều doanh nghiệp làm điều này vào cuối năm kinh doanh, vì nó liên quan đến thuế kế toán và lưu thu nhập. Mặc dù kiểm kê thực tế thường chỉ thực hiện một năm một lần nhưng nó lại khá rắc rối, phải trải qua nhiều bước, tốn thời gian, và tin tôi đi, nó rất tẻ nhạt. Trong quá trình kiểm kê, nếu nhận thấy một điểm bất thường nào đó cũng không dễ xác định thời gian chính xác diễn ra để quy trách nhiệm xử lý.

Kiểm tra tại chỗ

Nếu sợ gặp phải tình trạng kiểm kê thực tế cuối năm gặp phải quá nhiều vấn đề hoặc lượng hàng hóa trong kho là con số lớn thì có thể thực hiện phương án kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong năm. Điều này đơn giản chỉ là mỗi lần nhập thì chú ý đến số lượng sản phẩm, so sánh với định mực đề ra xem có đủ hay không. Tuy nhiên có một điểm đặc biệt là phương pháp này không diễn ra theo lịch trình lên sẵn, chỉ khi diễn ra bất ngờ bạn mới dễ phát hiện những vấn đề nảy sinh.

Chu kỳ đếm

Thay vì thực hiện kiểm kê thực tế cuối năm, một số doanh nghiệp lại sử dụng chu kỳ đế để kiểm tra số hàng tồn kho của họ. Phương án này định ra những chu kỳ kiểm kê trong suốt cả năm, có thể là mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc theo từng quý với các sản phẩm khác nhau. Có tất nhiều phương pháp khác nhau để xác định các mục được kiểm tra, nhưng nói chung mặt hàng nào giá trị cao thì tần suất sẽ nhiều hơn.

3.6. Thứ tự ưu tiên ABC

Một số sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp thường được chú ý nhiều hơn loại khác. Sử dụng phép phân tích thứ tự ưu tiên ABC sẽ đạt được hiệu quả quản lý tồn kho cao nhất trong trường hợp này. Để làm được thì bạn cần đánh giá lại toàn bộ danh sách sản phẩm rồi xếp chúng vào ba loại:

A – sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra thấp

B – sản phẩm giá trị vừa phải có tần suất bán ra trung bình

C – sản phẩm giá trị thấp nhưng tần suất bán ra lại rất cao

Các sản phẩm thuộc nhóm A mặc dù đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp nhưng khó bán hơn, khả năng nằm lại kho thời gian dài rất lớn, cần chú ý. Ngược lại sản phẩm thuộc nhóm C tuy giá trị thấp nhưng mức độ tiêu thụ cao, phải thường xuyên nhập hàng, không để chúng rơi xuống định mức lưu kho tối thiểu. Sản phẩm thuộc nhóm B thì có thể linh động hơn vì chúng chỉ thuộc khoảng giữa.

3.7. Dự báo chính xác

Một phần rất quan trọng khi quản lý hàng tồn kho là phải dự báo chính xác nhu cầu. Quan trọng là không được xảy ra sai lầm khi tính toán, mà điều này thì vô cùng khó. Có rất nhiều yếu tố tác động khiến cho việc dự báo bị trở ngại rất nhiều, mức độ chắc chắn của kết quả cũng giảm sút đáng kể. Dưới đây là một số điều cần xem xét khi bán hàng trong tương lai:

– Xu hướng thị trường

– Doanh thu năm ngoái trong cùng một tuần

– Tốc độ tăng trường của năm nay

– Sự đảm báo từ các hợp đồng và tài khoản đăng ký

– Mùa vụ và tổng quan nền kinh tế

– Chương trình khuyến mãi sắp tới

– Kế hoạch chi phí cho quảng cáo

3.8. Xem xét Dropshipping

Dropshipping thực sự là một phương án lý tưởng trong quản lý hàng tồn kho. Thay vì phải mang các sản phẩm sau khi nhập về kho của mình (hoặc thuê bên thứ ba) thì bạn có thể để chúng lại ngay kho bãi của nhà sản xuất, khi nào cần cung cấp cho khách mới lấy về. Về cơ bản thì nó giống như nhà phân phối vậy. (Tham khảo thêm về Dropshipping TẠI ĐÂY!)

Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất quảng cáo Dropshipping như một loại dịch vụ đi kèm, bạn có thể lựa chọn hoặc không, tuy nhiên nếu họ không có thì bạn vẫn nên đề xuất. Đừng ngại đặt vấn đề, mặc dù giá cả cho mỗi sản phẩm sẽ tăng một chút nhưng bù lại bạn sẽ giảm được rất nhiều chi phí lưu kho.

Như vậy chúng ta đã cùng đi qua 8 công cụ hỗ trợ quản lý hàng tồn kho giúp bạn hạn chế sự thất thoát khi kinh doanh. Hãy thử áp dụng và tận hưởng thành quả nhé!