1. Thủ thuật Excel - Tìm kiếm thông minh trong Excel

Chắc các bạn đã biết chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Home – Find, nhưng trong trường hợp các bạn chưa rõ về kết quả tìm kiếm thì sao?

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Công ty Cổ phần hóa chất Thông Minh” trong sổ nhật ký chung trên excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Minh” mà chỉ nhớ là Công ty …Thông… gì gì đó, còn cụ thể  là Thông cái gì thì không nhớ.

Trong trường hợp này chả lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel sau:

- Bước 1: Bật chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách click vào commands Find trên thanh Ribbon hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + F

- Bước 2: Nhập cụm từ:    Công ty*Thông* 

---> Tận hưởng thành quả!

Tìm kiếm thông minh trong Excel

2. Thủ thuật Excel - Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access

Trong excel có một thanh công cụ gọi là “Quick access toolbar” – đúng như tên gọi của nó, những công cụ này giúp chúng ta truy cập các chức năng của excel một cách nhanh chóng ví dụ như undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh, …. Những công cụ này thường xuất hiện phía trên cùng bên trái của giao diện excel như hình dưới đây:

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 1

Như hình trên ta các bạn có thể thấy hiện tại trên bảng tính excel trên, thanh quick access toolbar chỉ có shorcut lưu, undo và redo, đê thêm các chức năng khác các bạn nhấn vào cái mũi tên xổ xuống và đánh dấu tick để chọn các chức năng các bạn muốn vị dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 2

Như hình trên, các bạn có thể thấy tất cả các commands (lệnh) trong excel và chúng ta có thể thêm bớt bất kỳ lệnh nào bằng cách chọn lệnh đó và nhấn vào add or remove sau đó nhấn OK nhé.

3. Thủ thuật Excel - Thêm một đường chéo trong một cell (ô)

Có rất nhiều trường hợp có thể cần dùng tới thủ thuật excel này, thường là các bạn dùng nó để tạo một đường chéo mục đích là chia các thuộc tính khác nhau cho một ô hay một hàng, cột bất kỳ. Tin học Đức Minh xin đưa ví dụ các bạn muốn tạo một đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ và có trong sổ nhật ký chung trên excel cho nó đẹp chẳng hạn như hình dưới:

Tạo một đường chéo trong một ô excel 1​

Các bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, như trong hình là ô E4 --> các bạn nhấn chuột phải vào ô E4 sau đó chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó nhấn vào nút có hình đường chéo như hình dưới đây.

Tạo một đường chéo trong một ô excel 2

4. Thủ thuật Excel - Chọn và thêm bớt dòng cột hoàn toàn bằng bàn phím

Việc sử dụng hoàn toàn bàn phím, không phải động tới chuột sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của bạn trong excel lên khá nhiều. Bởi vậy, thay vì dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả con chuột để thêm bớt dòng cột các bạn có thể dùng những tổ hợp phím tắt cực kỳ hữu ích sau:

Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã.

 - Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách

- Chọn cột: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách

Bước 2: Để thêm hay bớt dòng:

- Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +

- Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + -

Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt này nhưng nếu các bạn chỉ chọn một dòng sau đó nhấn ctrl shift + liên tục thì thực sự rất là mệt. Tốt nhất để thêm một lượng x dòng hoặc x cột, các bạn hãy chọn đúng bằng số x đó sau đó hãy thêm. Các bạn có thể chọn x dòng các bạn muốn bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột. Ví dụ các bạn chọn 10 dòng thì sau khi nhấn ctrl shift + sẽ chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột sẽ được thêm 100 cột, cứ nhân đôi như thế….

Thêm bớt dòng cột trong excel cực nhanh​

5. Thủ thuật Excel - Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính excel thì cách nhanh nhất là:

Bước 1: Trước hết chọn cột dữ liệu đó. Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.

Bước 2:

- Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.

- Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo

Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh trong excel

6. Thủ thuật Excel - Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu

Khi nhập liệu trong excel sẽ có nhiều trường hợp có những khoảng trống trong một vùng dữ liệu. Ví dụ như hình dưới đây:

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 1

Như các bạn thấy có 2 dòng E11 và E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp các bạn muốn xóa 2 dòng đó đi các bạn có thể chọn 2 dòng đó và nhấn delete. Nhưng trong trường hợp có rất nhiều dòng trống hoặc ô trống thì các bạn không thể làm cách đó rất mất thời gian. Các bạn có thể áp dụng thủ thuật excel sau:

Bước 1: Đầu tiên quét tất cả vùng dữ liệu bao chứa những khoảng trống muốn xóa đi đó, sau đó các bạn  bật chức năng lọc Filter trong excel, ấn vào mũi tên xổ xuống ở một cột bất kỳ. Khi đó, một trình đơn sẽ xuất hiện, các bạn bạn bỏ chọn Select All và chọn phần Blank ở dưới cùng. Khi đó tất cả các ô trống/dòng trống sẽ ngay lập tức được hiển thị ra.

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 2

Bước 2: Các bạn bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện sau đó nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau đó bỏ lọc là xong. Và đây là kết quả:

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 3

7. Thủ thuật Excel - Ứng dụng chúc năng lọc Excel vào sổ kế toán

Chức năng lọc trong excel là một chức năng mà các kế toán viên hay bất kỳ ai sử dụng excel cũng không thể không biết. Càng làm việc với excel lâu dài các bạn sẽ càng thấy giá trị của việc lọc bằng Filter để quản lý.

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ cuối tháng các bạn cần lọc tài khoản 112 trong sổ Nhật ký chung để nhằm mục đích theo dõi hoặc chỉnh sửa gì gì đó chẳng hạn. Các bạn quét tất cả dữ liệu trong trong vùng cột tài khoản. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau đó chỉ việc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn tài khoản các bạn cần lọc là xong

Lọc Excel trong kế toán

8. Thủ thuật Excel - Giới hạn giá trị nhập bằng Data Validation trong Excel

Để các bạn hiểu về phần này Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ trong một bảng tính excel các bạn có một cột danh mục hàng hóa kèm cột giá tiền ở bên cạnh chẳng hạn. Các bạn muốn giới hạn vùng giá tiền này trong khoảng dưới 20.000 chẳng hạn, vì nhiều khả năng giả sử các bạn nhập dữ liệu trong lúc say bia rượu chẳng hạn có thể nhập nhầm từ 20.000 thành 200.000 hay 2.000.000 RẤT NGUY HIỂM. Vậy lúc này áp dụng thủ thuật giới hạn giá trị nhập liệu bằng chức năng Data Validation trong excel là hay nhất. Các bạn làm theo các bước sau:

- Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần giới hạn, click chuột vào Tab “Data” trên thanh menu – sau đó vào Data Validation.

Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 1

- Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum và Maximum để lần lượt là 1 và 20000 đó nhấn ok là xong.

--> Như các bạn thấy ở hình dưới, ở ô dưới cùng trong cột giá, Đức Minh để giá trị là 30000 nên Excel đang báo lỗi không thể nhập được, như vậy các bạn đã thành công.

Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 2​

9. Thủ thuật Excel - Nắm vững các thao tác cơ bản trong Excel

Các bạn dù có biết bao nhiều thủ thuật excel đi chăng nữa mà không nắm vững được cơ bản thì cũng không thể trở thành một chuyên gia excel thực thụ trong mắt bạn bè được. Có chăng chỉ thỉnh thoảng lôi mấy cái thủ thuật ra lòe thiên hạ còn bản chất thì chả hiểu gì. Nhất là đối với những bạn muốn học sâu hơn về excel thì hãy cố gắng nắm vững những kỹ năng cơ bản này đã nhé:

+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu trong excel: Định dạng số, bảng, trộn (merge), xóa (split)…

+ Định dạng tự động: Định dạng theo yêu cầu 

+ Sử dụng hàm thông dụng: Vlookup, If, Hlookup, ….

+ Vẽ Biểu đồ, đồ thị: Chart

+ Tạo siêu liên kết: Hyperlink

+ Thiết Lập in: Page setup

+ Đặt Password cho file Excel các phiên bản.

10. Thủ thuật Excel - Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trong Excel 

Đầu tiên Đức Minh xin đưa ra ví dụ các bạn có một kho hàng cần quản lý trong excel theo kiểu:

Quản lý hàng hóa bằng data validation excel

Ví dụ các bạn có một bảng kho hàng hóa gồm 3 cột: "Loại sản phẩm", "Đời sản phẩm", "Tình trạng sản phẩm". và các bạn muốn quản lý trong excel theo kiểu:
- Cột "Loại sản phẩm" chọn trong một menu xổ xuống, click chuột dựa theo một danh sách có sẵn, tránh nhập dữ liệu bằng tay. Ví dụ list các sản phẩm iphone 6, iphone 7, sony z3 z5 , ...
- Cột "Đời sản phẩm" ta cần menu xổ xuống tương ứng nhưng phải đáp ứng một điều kiện phù hợp cột"Loại sản phẩm". Ví dụ cột loại sản phẩm iphone thì cột đời sản phẩm menu xổ xuống xuất hiện những sản phẩm tương ứng ví dụ iphone 100, iphone 1000,...

- Cột "Tình trạng sản phẩm" có 2 loại "có hàng" và "hết hàng" thôi.

Để làm được điều đó, đầu tiên cần hiểu được chức năng Data Validation trong excel, thủ thuật này khá phức tạp

Phần 2

11. Thủ thuật excel – Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Chắc các bạn không thể ngờ được có một thủ thuật excel giúp tăng tốc độ nhập liệu của các bạn lên hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lần nếu các bạn phải thường xuyên nhập liệu trên excel với những nội dung dài lê thê và lặp đi lặp lại. Đó chính là thủ thuật lợi dụng chức năng auto correct trong excel

Một ví dụ rất đơn giản là các bạn hay phải nhập cụm từ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” hay “Viện đào tạo kế toán và tin học Đức Minh” chẳng hạn. Thay vì cứ phải nhập liên tục như thế, các bạn chỉ cần sử dụng chức năng gõ tắt trong excel bằng một tổ hợp phím cực hay đó là Alt + T +A. Sau đó nhập phần chữ muốn gõ tắt vào phần “With” và chữ muốn thay thế vào phần Replace. Ví dụ: Ở phần replace các bạn nhập là cvn, phần with các bạn nhập là “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” chẳng hạn.

gõ tắt trong excel

Từ đó về sau các bạn chỉ việc gõ cvn thay vì gõ một cụm từ dài là Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

12. Thủ thuật excel - Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Chắc có lẽ rất nhiều người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê như sum để tính tổng, min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn  nhất trong một vùng dữ liệu nào đó,….Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”, ví dụ như hình:

Thống kê nhanh trong excel

13. Thủ thuật excel – Ghép nối dữ liệu với phím &

Để các bạn hiểu về thủ thuật excel rất cơ bản mà rất hữu dụng này, Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh đưa ra ví dụ các bạn có 2 ô  riêng lẻ tách ra 2 phần đó là họ riêng, tên riêng, ví dụ ô A1 thì là Đào Đăng, ô B1 thì là Khoa, bây giờ ở ô C1 các bạn muốn trả kết quả về họ và tên đầy đủ là Đào Đăng Khoa mà không muốn phải tự nhập tay thì các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel này bằng cách viết ở ô C1 là : A1&B1, hoặc có thể thêm khoảng trắng ở giữa cho đẹp: A1&“ ”&B1, kết quả trả về sẽ là: Đào Đăng Khoa.

14. Thủ thuật excel - Đổi tên sheet bằng cách nháy đúp

Có một thủ thuật cực kỳ đơn giản trong excel mà rất nhiều người không biết, đó là đổi tên một bảng tính (Sheet) trong excel chỉ với một cú nhấp chuột đúp, thay vì chuột phải chọn rename hay làm các thao tác bất kỳ nào khác.

Đổi tên Sheet nhanh

15. Thủ thuật excel – Lặp lại thao tác Format Painter

Đối với những người hay phải dùng tới cái “chổi quét sơn” (Fomart Painter) trong excel thì đây là một tính năng tuyệt hay trong excel, mọi việc bạn cần làm đó chỉ đơn giản là thay vì chỉ click chuột một lần vào cái chổi đó thì các bạn click đúp chuột trái, sau đó quét định dạng lên những ô hay những vùng dữ liệu các bạn muốn sao chép định dạng. Các bạn thử ngay và luôn nhé!

16. Thủ thuật excel - Chuyển dòng sang cột và ngược lại

Để các bạn hiểu rõ thủ thuật này Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh có một ví dụ cụ thể các bạn muốn chuyển một bảng dữ liệu như dưới đây từ cột thành dòng chẳng hạn, các bạn chỉ việc copy và chuột phải chọn paste special sau đó chọn transpose là xong.

Chuyển dòng thành cột trong excel và ngược lại

17. Thủ thuật excel - Ẩn tất cả các kiểu dữ liệu

Trong đa số công việc mà phải quản lý dữ liệu bằng excel thì gần như vấn đề bảo mật được đưa lên hàng đầu, đứng trên tất cả các vấn đề khác. Về phần bảo mật và ẩn tất cả các kiểu dữ liệu trong excel như ô, dòng , cột, bảng tính, …. thì các bạn có thể tham khảo tại sê ri cực hay này 

18. Thủ thuật excel – Nhập dữ liệu bắt đầu với số 0

vấn đè này thường các bạn làm kế toán hay kinh tế chung chung sẽ hay gặp phải vấn đề nhập các số hóa đơn kiểu 00000004 hay 00000…. gì gì đó. Nếu bạn nhập bình thường thì excel sẽ chỉ hiện thị số bình thường như 4 5 hay 345345, chứ không thể hiện một dãy số 0 đằng trước được. Để khắc phục vấn đề này, các bạn chỉ cần thêm một dấu ’ ở đằng trước, hoặc chuột phải vào ô hay vùng dữ liệu đó chọn format cells – custom – viết 8 số 0 vào chẳng hạn : 

Nhập dữ liệu bắt đầu bằng số 0 trong excel

19. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Bạn có thể chuyển đổi từ chữ thường thành chữ hoa bằng hàm =Upper( ) như trong ví dụ dưới đây:

Chuyển chữ thường thành chữ hoa trong excel

20. Thủ thuật excel - Cách tạo Drop-down list trong excel

Trong quá trình làm việc, kế toán phải nhập rất nhiều dữ liệu, nhất là những bạn làm kho, khi nhập bảng kê chi tiết bán hàng thường thì các bạn sẽ phải gõ từng mã hàng, như vậy rất mất thời gian, có khi lại sai sót nhiều. Chính vì vậy trong khuôn khổ bài viết hôm nay  Đức Minh sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo drop down list - danh sách xổ xuống để chọn dữ liệu trong excel. Sẽ rất tiện, nhanh và chính xác hơn. Vì thủ thuật này khá phức tạp nên Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh đã viết thành một bài riêng tại đây:

 Phần 3: Các phím tắt thần kỳ trong excel

Những phím, tổ hợp phím tắt trong excel sẽ là công cụ hữu hiệu để giúp cho bạn thoát khỏi tình trạng vừa dùng bàn phím vừa quơ tay vớ con chuột chỉ trỏ loạn xạ, sẽ giúp tốc độ nhập liệu và làm việc của các bạn cùng excel tăng lên rất nhiều, và sau đây là những phím tắt hữu ích nhất:

21. Thủ thuật excel 3 – Tự động tính tổng không cần dùng hàm với “ALT + =”

Đa số người dùng Excel đều biết đến hàm tính tổng “SUM” dùng để tính tổng một vùng giá trị nào đó, hàm này thực sự rất đơn giản. Nhưng không phải ai cũng biết cách để dùng hàm này một cách nhanh nhất. Chúng ta thực sự không cần phải lúc nào cũng viết ra một cú pháp đầy đủ: Sum(number1, number 2,....) mà chỉ cần áp dụng một trong hai cách sau đây

- Dùng tổ hợp phím ALT và phím = sau đó nhấn Enter -> chưa đến 1s là xong

- Nhấn vào nút lệnh (command) biểu tượng tổng trong toán học trên thanh ribbon – thẻ Home

* Chú ý vùng dữ liệu tính tổng phải liền kề nhau, không được tách rời

22. Thủ thuật excel P3 – Bật tính năng lọc Data Filter cực nhanh cùng “Ctrl + Shift + L”

Như hiện tại công việc của tác giả bài viết này rất thường xuyên dùng tới chức năng lọc của Excel, nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa quơ quơ con chuột thì rất là mệt. Nhưng thật may thay chúng ta có thể bật tính năng lọc dữ liệu CỰC NHANH, chỉ cần KHOẢNG MỘT GIÂY với cùng lúc 2 tổ hợp phím “Ctrl + A “ (Bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (Bật chức năng lọc) . Chú ý là bảng dữ liệu bạn muốn lọc phải bao gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết chặt chẽ, không rời rạc, như vậy thì bạn chỉ cần nhần vào MỘT Ô BẤT KỲ TRONG BẢNG, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là xong.

*Các bạn có thể tắt chức năng lọc ở bất kỳ vị trí nào cũng với cùng tổ hợp phím trên.

23. Thủ thuật excel P3 – Hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~”

Những bạn nào thường xuyên phải “đánh vật” với những công thức excel thì không thể không biết tổ hợp phím này. Thay vì phải vào tab Formulas – Show Formulas thì các bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là xong. Và đây là kết quả:

Nếu các bạn muốn ẩn công thức đi thì lại lặp lại tổ hợp phím CTR + ~ thôi (ctrl + ` )

24. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển con trỏ nhanh với “Ctrl + mũi tên”

Thủ thuật này sẽ rất hữu ích khi các bạn phải thao tác với một khối lượng dữ liệu rất lớn và lằng nhằng. Thay vì cầm con chuột và kéo chuột mỏi cả tay, hoa cả mắt thì các bạn chỉ cần dùng phím ctrl kết hợp với các phím mũi tên điều hướng lên xuống trái phải, ví dụ nhấn “ctrl + phím mũi tên xuống” thì con trỏ sẽ xuống tận cũng của vùng dữ liệu gần nhất, tương tự như thế với các vùng dữ liệu còn lại.

Vậy con trỏ của bạn sẽ di chuyển nhanh đến mức nào khi bạn sử dụng các phím tắt trên? Hãy thử làm một phép toán nho nhỏ nhé:

Excel có hơn 1 triệu dòng (1.048.576 dòng).  Nếu bạn đặt con trỏ vào A1 và nhấn Control + phím mũi tên xuống, bạn sẽ vượt qua HƠN 1 TRIỆU DÒNG trong vòng chưa đầy một giây. Nếu chúng ta có 6 dòng là một inch, vậy:

1.048.576 dòng / 6 = 174.763 inch / 12 = 14.564 feet / 5280 = 2,76 dặm

2.76 dặm trong 1 giây * 60 = 165,6 dặm một phút * 60 = 9.936 dặm một giờ.

Kể từ khi con trỏ của bạn thực sự mất ÍT HƠN MỘT GIÂY để “ĐI DU LỊCH” hơn 1 TRIỆU DÒNG, chúng ta hãy gọi nó là 10.000 DẶM/GIỜ (HƠN 16000 KM/H). Nếu so sánh với phương tiện chở con người thì chúng ta có X-15, hiện giữ kỉ lục thế giới về tốc độ bay nhanh nhất thế giới dành cho máy bay có người lái, với tốc độ Mach 6,72, khoảng 7.274 km/h, chưa bằng một nữa tốc độ di chuyển con trỏ. Vậy bạn sẽ không bao giờ để đánh bại “con trỏ của bạn” trong cuộc đua về tốc độ kể cả lái máy bay nhanh nhất thế giới đi nữa . Không bao giờ!

- Theo số liệu của Excel Jet -

25. Thủ thuật excel P3 – Bôi đen một vùng dữ liệu liền kề với “CTR + Shift + mũi tên”

Như thủ thuật trên: điều hướng nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + các phím mũi tên lên xuống trái phải. Vậy nâng cao hơn ta có thể ứng dụng tổ hợp phím trên để bôi đen một vùng dữ liệu liền kề nhau BÊN TRÊN, DƯỚI, TRÁI, PHẢI  của ô mà các bạn đang chọn. Các bạn thử chọn một ô bất kỳ ở giữa bảng dữ liệu của các bạn sau đó nhấn “Ctrl + Shift + các phím mũi tên điều hướng” xem điều gì xảy ra nhé!

26. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển giữa các Sheet bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”

Các bạn có thể di chuyển nhanh giữ các sheet hiện có bằng tổ hợp phím “Ctrl +Pg Up” (đi tới sheet bên trái sheet hiện tại), “Ctrl + Pg Dn” (đi tới sheet bên phải sheet hiện tại). Nếu file excel của bạn chỉ có vài Sheets thì những tổ hợp phím này thực sự quá là tuyệt vời.

27. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển giữa các Workbook bằng “Crtl + Shift + Tab”

Nếu các bạn có thể “Di chuyển giữa các WorkSheet” bằng “Crtl + Pg Up, Pg Dn”. Vậy các bạn cũng có thể làm điều tương tự với Workbook, thủ thuật này sẽ khá là hữu ích với những người hay phải làm việc đa tác vụ, một lúc vừa bận trình duyệt, vừa bật word, vừa bật 2, 3 file,workbook excel, vừa bật linh tinh gì gì đó khác....Các bạn thử mở một lúc nhiều thứ lên xong vào một trong các workbook excel, nhấn “Ctrl + Shift + Tab” xem hiệu quả tuyệt với của nó nhé

28. Thủ thuật excel P3 – Ẩn hiện thanh ribbon với “Ctrl + F1”

Sẽ không có vấn đề gì nếu các bạn đang ngồi trước những cái màn hình máy tính to đùng cỡ mấy chục inch. Nhưng với những chiếc màn hình máy tính nhỏ nhỏ xinh xinh thì không gian làm việc Excel sẽ cần phải càng thoáng đãng càng tốt. Và đó chính là thời điểm tổ hợp phím “Ctrl + F1” thể hiện!

29. Thủ thuật excel P3 – hiển thị Paste Special với “Ctrl + Alt + V”

Dân kế toán chuyên dùng excel sẽ chẳng lạ gì tính năng Paste Special. Với tổ hợp phím “Ctrl + Alt + V” thì từ nay chúng ta không phải click chuột phải sau đó chọn Paste Special nữa. Thế là bớt đi một, hai giây rồi!

30. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển tới ô A1 bằng tổ hợp phím “Ctrl + Home”

Sẽ là một cơn ác mộng đối với những ai phải làm việc với MỘT BIỂN DỮ LIỆU trong excel trong khi không biết những tổ hợp phím điều hướng nhanh, trong đó có tổ hợp phím “Ctrl + Home” này. Các bạn đang ở ô A1000000 chẳng hạn. Các bạn nghĩ sao nếu phải di chuyển tới ô A1 bằng cách dùng chuột để kéo kéo. Chắc lôi kéo đến hết ngày quá. Lúc đó hãy thử nhấn “Ctrl + Home” và tận hưởng thiên đường của tốc độ nhé!

31. Thủ thuật excel P3 –  Di chuyển đến ô cuối cùng trong sheet với Ctrl + End

Đây cũng là một phím tắt khá hay, nhưng không như “ô trên cùng”, có một điều đặc biệt là trước khi sử dụng tổ hợp phím này các bạn phải hiểu “ô cuối cùng” là cái gì đã,  còn không thì đây là một tổ hợp phím thực sự ... vô dụng. Giả sử bây giờ các bạn tò mò mở một file excel mới hoàn toàn trống dữ liệu lên và nhấn thử tổ hợp phím này thì các bạn sẽ thấy nó thật sự ... vô dụng tập 2. Vậy ô cuối cùng là gì? Đó chính là ô giao điểm của hàng và cột cuối cùng của excel có chứa dữ liệu nào đó, có thể hiểu mang máng là cạnh dưới bên phải của “hình chữ nhật dữ liệu” của worksheet excel mà các bạn thao tác. Có lẽ đọc đến đây các bạn đã hiểu. Hãy thử và trải nghiệm nhé!

* Chú ý đây cũng là cách để kiểm tra xem có ô dữ liệu nào thừa mà các bạn không biết không.

32. Thủ thuật excel P3 –  Hiển thị kết quả tiếp theo của việc tìm kiếm với Shift F4

Đây là một tổ hợp phím khá hay theo tác giả. Ví dụ các bạn đang tìm một cụm từ “thủ thuật excel” ở trong bảng tính chẳng hạn. Các bạn nhấn Ctrl + F sau đó muốn tìm kiếm tiếp lại cứ phải giữ nguyên cái bảng hiển thị chức năng tìm kiềm và ấn find next, thật sự rất khó chịu. Và tổ hợp phím tắt này chính là giải pháp cho các bạn!

33. Thủ thuật excel P3 – Go to special với Ctrl + G và Alt + S

Go to special là một chức năng khá đặc biệt trong excel, đúng như tên gọi “Special” của nó. Không chỉ đơn giản là đi đến (go to) ô A1 B1 hay A1000 nào đó mà các bạn còn có thể đi tới những ô trống, những công thức hiện có và còn vô số cái hay khác đang chờ các bạn khám phá với  bộ 2 tổ hợp phím này

34. Thủ thuật excel P3 –  Tạo một dòng mới trong excel với Alt + Enter

Xuống một dòng mới như trong word thì khá đơn giản chỉ cần nhấn Enter là xong. Nhưng với excel thì các bạn cần nhiều hơn thế. Và đó là lúc tổ hợp phím Alt + Enter thể hiện mình

35. Thủ thuật excel P3 –  Chèn ngày hiện tại với Ctrl + ;

Thay vì phải nhòm xuống cái đồng hồ bên dưới góc trái màn hình và gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào một ô nào đó trong excel thì các bạn chỉ mất 1 giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ.

36. Thủ thuật excel P3 – Chèn giờ hiện tại với Ctrl + Shift + :

Tương tự như tổ hợp phím trên, các bạn cũng chỉ cần mất chưa tới một giây để chèn giờ phút hiện tại với tổ hợp phím Ctrl + Shift + : . Tổ hợp phím này sẽ rất hữu ích đối với một số người hay phải nhập liệu về thời gian.

37. Thủ thuật excel P3 –  Quét công thức, sao chép dữ liệu xuống bằng Ctrl + D

Đây cũng là một tổ hợp phím cực kỳ hữu dụng nhất là đối với dân kế toán, chắc các bạn sẽ chẳng lạ gì. Thay vì phải cầm chuột kéo công thức hay sao chép dữ liệu từ ô trên xuống những ô bên dưới thì chỉ các bạn chỉ cần kết hợp Ctrl + D (Có thể hiểu là Control – Down), với shift + mũi tên đi xuống hoặc Ctrl + Shift + mũi tên đi xuống là xong.

38. Thủ thuật excel P3 –  Định dạng mọi thứ trong excel với Ctrl + 1

- Nếu không biết đến chức năng Format cells thì sẽ là một thiếu sót rất lớn ngay cả đối với những người mới biết dùng excel. Có lẽ chúng ta đã quá quen với tính năng định dạng tổng thể gần như mọi thứ này. Nhưng không hẳn ai cũng biết đến tổ hợp phím tắt của nó chính là “Ctrl + 1”, thay vì phải click chuột phải vào ô/vùng cần định dạng --> chọn formart cells.

39. Thủ thuật excel P3 –  Các kiểu định dạng Formart Cells với Ctrl + Shift + ....

Những tổ hợp phím tắt dưới đây sẽ rất hữu dụng cho các bạn hay làm việc với nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, cứ phải định dạng lại liên tục:

General (chung chung, tổng quát) = Control + Shift + ~
Currency (tiền tệ) = Control + Shift + $
Percentage (phần trăm) = Control + Shift + %
Date (ngày tháng) = Control + Shift + #
Time (thời gian) = Control + Shift + @
Number (số) = Control + Shift +!

40. Thủ thuật excel P3 – Lặp lại thao tác cùng phím F4

F4 là một phím tắt khá là hay giúp bạn lặp lại 1 thao tác định dạng các bạn vừa mới thực hiện. Ví dụ trộn ô, tô màu vàng cho chữ, ... , các bạn sẽ không cần phải click vào lệnh hay dùng tổ hợp phím nào nữa mà chỉ cần nhấn 1 phím F4 là xong

41. Thủ thuật excel P3 –  Ẩn cột (column) với Ctrl + )

Để ẩn một hoặc một tập hợp các cột các bạn chỉ cần chọn những ô chứa trong những cột đó bằng phím Shift hoặc dùng chuột, sau đó nhấn “Ctrl + )” là xong.

- Phím tắt hiển thị lại dòng là Ctrl + Shift + ). Nhưng  tiếc là phím tắt này không phải bất kỳ phiên bản office nào cũng xài được. Trong trường hợp này các bạn có thể xài chuột phải – unhide hoặc nút mở menu chuột phải trên bàn phím + phím U

42. Thủ thuật excel P3 – Ẩn và hiển thị dòng (row) với Ctrl + (

Để ẩn một hoặc một tập hợp các dòng các bạn chỉ cần chọn những ô chứa trong những dòng đó bằng phím Shift hoặc dùng chuột, sau đó nhấn “Ctrl + (” là xong.

- Phím tắt hiển thị lại dòng là “ Ctrl + Shift + ( ” . Các bạn phải chọn những dòng bao gồm những dòng bị ẩn bên trong sau đó mới nhấn tổ hợp phím này

43. Thủ thuật excel P3 –  Tạo một biểu đồ ở Sheet (bảng tính) mới với F11

Tổ hợp phím này sẽ rất cần thiết đối với những ai hay phải làm việc với biểu đồ. Chỉ đơn giản với một phím F11 sau khi đã chọn vùng dữ liệu, các bạn đã có một biểu đồ ở một bảng tính mới đẹp như mơ.

44. Thủ thuật excel P3 –  Hiển thị trước khi in với Ctrl + F2

Tổ hợp phím này sẽ rất hữu dụng với những người làm văn phòng hay những người phải in tài liệu hàng ngày, tổ hợp phím này cũng là để mở chức năng “xem trước khi in và in nhanh trong các phiên bản office từ 2010 trở đi.

45. Thủ thuật excel P3 –  Lưu với tên khác cùng F12

Có lẽ ai dùng excel cũng sẽ biết tổ hợp phím lưu dữ liệu là Ctrl  + S. Nhưng không phải ai cũng biết phím tắt F12 này. Nhanh và gọn – hãy thử và cảm nhận!

46. Thủ thuật excel P3 – Bật tính năng giúp đỡ của excel với F1

Có lẽ nhiều người sẽ thấy phím F1 này ... vô dụng. Nhưng gượm đã, với những bạn khá, giỏi Tiếng Anh nhưng kiến thức về Excel lại hạn chế thì đây là PHÍM TẮT VÀNG  cho các bạn để tìm hiểu mọi thứ về excel “chuẩn như Lê Duẩn”, vì đây là những thứ do chính Microsoft viết ra chứ không phải kiến thức, thủ thuật lượm lặt trên internet

47. Thủ thuật excel P3 –  Mở danh sách xổ xuống bằng Alt + mũi tên xuống

Phím tắt này nghe có vẻ kỳ quặc nhưng sẽ không xa lạ với những bạn hay dùng chức năng lọc hoàn toàn bằng bàn phím (Ctrl + Shift + L). Sau khi bật lọc bằng bàn phím thì không lẽ lại dùng chuột tiếp, không cần, các bạn chỉ cần dùng phím Alt + phím mũi tên đi xuống thôi.

48. Thủ thuật excel P3 – Di chuyển màn hình với Alt + Pg Dn, Alt + Pg Up

Tương tự như lên xuống một màn hình với 2 phím đơn giản là Pg Dn và Pg Up thì hai tổ hợp phím này lần lượt là sang phải m